Ведение электронных архивов

Заказчик:
Министерство юстиции Республики Казахстан - центральный исполнительный орган Республики Казахстан. Основными задачами Министерства являются правовое обеспечение деятельности государства, поддержание режима законности в работе государственных органов, организаций, должностных лиц и граждан, обеспечение защиты прав и законных интересов граждан и организаций. Министерство имеет территориальные органы в областях, городах Астана и Алматы, а также ведомства: Комитет регистрационной службы, Комитет по правам интеллектуальной собственности, Комитет уголовно-исполнительной системы, Комитет по организации правовой помощи и оказанию юридических услуг.

Цели проекта:

  • Создать единую систему ведения регистрационных дел по правам и сделкам на недвижимое имущество; 
  • Оптимизировать работу с документами архива: сократить время и сроки обработки документов, обеспечить оперативность поиска документов по архиву; 
  • Исключить возможность совершения незаконных сделок и подлога документов; 
  • Минимизировать время на правовой анализ при регистрации сделок с недвижимостью, а также снизить нагрузку на сотрудников архива; 
  • Повысить качество и оперативность обслуживания заявителей; 
  • Обеспечить защиту архивных документов от потерь, повреждений или несанкционированного доступа. 


Для достижения целей проекта должны быть решены следующие задачи:

  • Создано централизованное хранилище электронных образов регистрационных документов - Электронный архив регистра недвижимости (ЭАРН): 
  • Обеспечена возможность сканирования и автоматической регистрации отсканированных документов в информационной системе; 
  • Обеспечен регламентированный web-доступ в электронному архиву по различным критериям запроса; 
  • Обеспечена возможность создания отчетных материалов об исполнении документов в системе; 
  • Введена персональная ответственность сотрудников за исполнение документа. 
  • Произведена интеграция ЭАРН с Государственной базой данных регистра недвижимости (ГБД РН) с возможностью просматривать электронные образы правоустанавливающих документов непосредственно из ГБД РН. 


Реализация проекта
Отличительная черта проекта - практически одновременное внедрение системы в 14 областях Республики Казахстан и в городах Алматы и Астана. Одновременное выполнение работ стало возможным благодаря тому, что первоначально система внедрялась в г. Астана, а в дальнейшем уже проводились работы по тиражированию решения на областные центры.
В ходе проекта:

  • Разработана технология массового ввода для выполнения работ по переводу документов в электронный вид только силами специалистов заказчика. Специальная методика штрих- кодирования, используемая при создании ЭАРН, позволила не вносить изменений в структуру существующего бумажного архива; 
  • Организована поставка потоковых сканеров для осуществления массового ввода документов; 
  • Произведена интеграция системы ЛЕТОГРАФ с ГБД РН, пользователи которой получили возможность доступа к электронным образам правоустанавливающих документов непосредственно из интерфейса системы; 
  • Создан единый центр управления проектом, в котором собираются ключевые показатели эффективности работы развернутых в филиалах систем. В каждом регионе Республики Казахстан работают специализированные бизнес-службы, периодически выполняющие поисковые запросы к установленной локальной версии программного обеспечения и передающие статистические данные о работе системы в единый центр управления; 
  • На базе единого центра управления реализован портал технической поддержки пользователей; 
  • Автоматизированы процессы по учету и ведению регистрационных дел. 


Результаты внедрения
Электронный архив регистра недвижимости развернут в 16-ти городах республики Казахстан. Создание электронного архива позволяет:

  • Исключить ошибки при регистрации прав на недвижимое имущество, связанные в том числе, с мошенническими действиями; 
  • Сократить сроки рассмотрения заявлений граждан; 
  • Осуществлять быстрый поиск архивных документов; 
  • Повысить срок сохранности документов; 
  • Ускорить правовой анализ при регистрации сделок с недвижимостью; 
  • Снизить нагрузку на сотрудников архива; 
  • Контролировать доступ к документам. 


О системе ЛЕТОГРАФ
ЛЕТОГРАФ - это принципиально новый универсальный программный продукт, позволяющий организовать требуемую схему обработки информации любой структуры, автоматизировать сложные бизнес-процессы организации, на современном уровне решить задачи традиционного документооборота и специализированные управленческие задачи, а также обеспечить интеграцию корпоративных приложений.
Уникальность системы ЛЕТОГРАФ заключается в том, что его внедрение не требует изменения программного кода, а необходимую функциональность можно легко настроить.
Используя систему ЛЕТОГРАФ, вы сможете:

  • Создать единое информационное пространство для всех филиалов организации
  • Обеспечить согласованность и повторяемость бизнес-процессов во всех подразделениях
  • Интегрировать различные информационные системы и автоматизировать бизнес-процессы, объединяющие несколько систем
  • Внедрение системы не требует доработки программного кода, необходимая функциональность легко настраивается. При изменении условий бизнеса система может быть быстро подстроена под новые требования. Отработанная методика внедрения системы обеспечивается соблюдение заявленных сроков внедрения проекта